Jawaban UAM Kearsipan

Jawaban Ujian Akhir Materi (UAM) Kearsipan

Nama          : Tyara Nurfajriah

Kelas          : KAP 1

1.      Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.      a. Fungsi Arsip pada Organisasi

1)      Aktifitas kantor/Organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)      Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)      Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.

4)      Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

5)      Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.

6)      Sebagai alat pengingat.

7)      Sebagai alat penyimpan warkat.

8)      Sebagai alat bantu perpustakaan di organisassi apabila memiliki perpustakaan.

9)      Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.

10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat mengenai kemajuan organisasi.

b. Nilai Guna Arsip bagi Organisasi

1) Nilai Guna Primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai Guna Primer meliputi :

§  Nilai Guna Administrasi

§  Nilai Guna Hukum

§  Nilai Guna Keuangan

§  Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

2) Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai Guna Sekunder meliputi :

§  Nilai Guna Pembuktian

§  Nilai Guna Informasi

3.         a) Arsip berbasis Kertas (Paper Records), yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b) Arsip Pandang Dengar (Audio Visual Records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :

·         Arsip Gambar Statik (Static Image), contohnya Foto

·         Arsip Citra Bergerak (Moving Image), film, video, dsb

·         Arsip Rekaman Suara (Sound Recording), kaset

c) Arsip Elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya, Floppy disk, Hard Disk, Pita Magnetik, opticalis disk, cd rom, dsb.

4. a) Sistem Sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Arsip ini paling cocok bagi Lembaga Pendidikan Swasta.

    b) Sistem Desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaanya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyiampan arsipnya. Dan arsip ini paling cocok di Lembaga Pemerintah Daerah.

5. Filling adalah Salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses Penciptaan, Pengumpulan, Pemeliharaan, Pengaturan, Pengawasan, Penyusunan, dan Penyimpanan.

    Sistem Penyimpanan yang sesuai diantaranya :

a)      Sistem Abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.

b)      Sistem Masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c)      Sistem Nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

d)     Sistem Tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun, tanggal dijadikan kode surat.

e)      Sistem Wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6. Jenis Arsip berdasarkan Nilai Guna

·           Nilai Guna Primer  adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk  kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

·           Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi tersebut maka nilai guna primer menjadi krusial.

·           Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, atau kepentingan umum diluar instansi, serta kegunaannya sebagai bahan bukti.

·           Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi satu dengan organisasi lainnya maka nilai guna sekunder menjadi krusial.

7. Ciri-ciri Arsip Dinamis

     a) Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

       b) Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

       c) Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Menurut fungsi dan kegunaannya, Arsip Dinamis dapat dibedakan atas :

·         Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di kantor.

·         Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang Frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

·         Arsip Inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Siklus Arsip Dinamis

Tahap Pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima dari film, tape atau media lainnya.

Tahap Kedua, merupakan tahap penggunaan aktip dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.

Tahap Ketiga, adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpam dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan/pusat arsip dinamis (Records Center).

Tahap Keempat, ialah tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.

8. Mekanisme Arsip

a) Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (records center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap,  yang pelaksanaannya diatur oleh masing –masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.

b)  Pemusnahan Arsip yaitu aktivits menghancurkan arsip yang telah habis guna.

c) Penyerahan Arsip yaitu pelaksanaan dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknik kearsipan.

9. Pengertian Peralatan Kearsipan

a)      Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

b)      Folder yaitu merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c)      Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam menyimpan arsip.

d)     Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakan secara vertikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

e)      Box File yaitu kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).

f)       Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

g)      Cardex yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan menggunakan laci-laci.

h)      A Modern Organization is an Information Based Organization merupakan organisai Modern adalah oraganisasi yang bertumpu pada informasi.

10.    Beban Rak konvensional Rata-rata 1.200 kg/m².

Maka, 2 lantai x 120 m² = 240 m²

            240 m² x 1200 kg/ m² = 288.000 kg/m²

         Beban Rak Non Konvensional Rata-rata 2.400 kg/m².

Maka, 2 lantai x 120 m² = 240 m²

240 m² x 2400 kg/ m² = 576.000 kg/m²